REPRESENTACIÓN DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL
“OFICINAS
ADMINISTRATIVAS”
Panorama
General
Para la
presente investigación me llamó la
atención ir a las oficinas administrativas de una importante cadena comercial,
en la cual conozco a la persona de Recursos Humanos quien me brindó las
facilidades para realizar el presente trabajo.
El por qué
del motivo de interesarme en esta empresa es debido a algunos comentarios que
ya me habían hecho previamente acerca de la cultura de esta organización.
Realicé 3
visitas en esta organización con objetivo de poder dividir el análisis en 3
aspectos:
1. Observación de instalaciones y comportamiento
del personal
2. Entrevistas con algunos miembros de la
organizacional
3. Conocimientos de los principales procesos
dentro de las oficinas
1.
Visita y Observación
Instalaciones
Al
llegar a las oficinas de primera
instancia observé que las instalaciones
están ubicadas en una casa la cual ha sido adaptada como oficinas corporativas,
sin embargo, no se muestra una estructura ordenada de oficinas, pasillos,
escaleras o zonas bien delimitadas y
definidas. En cuanto a los espacios asignados al personal de cada una de las
áreas (RH, Mercadeo, Construcción, Mantenimiento, Administrativo y Operaciones)
es mínimo, la mayoría del personal no tiene oficina propia, sino comparten en la
mayoría de casos mesas o pequeños escritorios de no más de 1 metro de largo
(anexo algunas fotografías); en sus lugares no existe un orden definido para la
colocación de los papeles o utensilios de papelería, equipo de computo, etc.
más bien se encuentra improvisado. Los únicos espacios privados pertenecen a
las gerencias, las cuales, aunque tienen espacio privado no hay una
delimitación de medidas específicas, y no va en función tampoco del nivel
jerárquico de la gerencia que se trate. 
En la
recepción se encuentran colocado un listado de principios básicos de la
organización, basados en conceptos éticos; una serie de reconocimientos por los
apoyos que se han brindado a diferentes organizaciones sin fines de lucro
gracias a un programa de responsabilidad que tiene esta organización; y la
revista corporativa para que ya sean los empleados o visitantes puedan tomarla.
Comportamientos del Personal
En cuanto al
comportamiento del personal las 3 ocasiones en las que visité las oficinas
había mucha gente en recepción esperando a ser atendida, lo repetitivo que
observé es que aún cuando había mucha gente en recepción y constante flujo de
personal de la oficina pasando por ahí, en ningún momento se le brindó un
saludo a la gente.
El motivo
del por qué siempre hay mucha gente es porque se dan pláticas informativas
sobre las vacantes que esta empresa oferta y se tienen al día 3 pláticas, es
por ello, que la gente espera en recepción y posteriormente pasa a plática
informativa, se le aplican una serie de evaluaciones, pasan a entrevistas y les
definen si se continua en el proceso o
no.
A todo el
personal de la oficina se le ve involucrado en su trabajo, realizando labores
en su lugar de trabajo, o bien corriendo por las diferentes oficinas
resolviendo algún tema; en lo que observé no visualicé a nadie teniendo una
plática trivial que no fuera de trabajo, ni gente realizando actividades fuera
de sus actividades en sus computadoras. Al
interior de las oficinas el personal es amable, todos te saludan cuando te
encuentran en los pasillos, el personal es joven, quizá un promedio entre 28 a
35 años. Las únicas distracciones que observé es que ocasionalmente sale el
personal a la tienda que se encuentra junto a la oficina para comprar algún
tipo de refrigerio, ya que dentro de las oficinas hay servicio de café.
2.
Entrevistas con el personal
En mi 2ª visita
realicé algunas entrevistas con el personal, solicité a la persona de RH me
permitiera entrevistar a 1 persona de cada área con objetivo de plantearle las siguientes
preguntas:
1. ¿Cuánto tiempo lleva en la compañía?
2. ¿Cuál es el horario de trabajo? ¿Cómo percibe
la puntualidad?
3. ¿Qué es lo que más le gusta y disgusta de la
compañía?
4. ¿Cómo percibe las herramientas que la compañía
le otorga para realizar su trabajo?
5. ¿Considera que existen canales de
comunicación adecuados dentro de la organización?
6. ¿Cuál considera que sea la base principal de
la cultura de la organización?
Con objetivo
de no presentar cada una de las respuestas dadas por los empleados
entrevistados, presento un breve resumen:
1. Antigüedad: El promedio de antigüedad en la
compañía es de aproximadamente 3 a 4 años, la mayoría me hizo referencia a que
existente constante rotación en las áreas, por lo que es un tanto complicado
que haya gente con demasiada antigüedad a excepción de los gerentes de la organización.
2. Horario de Trabajo: El horario de trabajo
formalmente es de 08:00 a.m. a 06:30 p.m., de lo cual la mayoría me hizo
referencia a que no tienen problemas de impuntualidad, sin embargo, siempre es
necesario quedarse mucho más tiempo en el horario de salida para terminar con
los pendientes al menos del día.
3. Gusta y disgusta de la compañía: Respecto a
lo que más les gusta de la compañía, me refieren principalmente las
oportunidades de aprendizaje que ésta les ha brindado ya que tienen una
estructura bien definida de procesos en cada una de las áreas; también las
actividades de cultura que realiza la empresa, que se realizan de manera
bimestral; las revisiones de desempeño donde tienen la oportunidad de dialogar
con su jefe el avance en sus indicadores de desempeño de manera individual; que
el personal es joven y que en su mayoría trabajan colaborativamente. En cuanto
a lo que más les disgusta, es que los tiempos de respuesta en la mayoría de
ocasiones son muy tardados debido a todos los procesos que deben seguirse; otro
punto, que aunque existe la revisión de indicadores de desempeño, ésta
únicamente se basa en datos duros y no
se evalúa el contexto integral de la persona; que las decisiones de
despido son muy tajantes en función de los resultados numéricos, sin importar
el contexto personal; se tiene mucha carga de trabajo en función del número de
personas que son en el área y el tramo control que tiene cada persona; y existe
mucha rotación de personal.
4. Herramientas de Trabajo: sobre las herramientas de trabajo las consideran
adecuadas, sin embargo, si hacen referencia a los espacios, ya que no tienen
lugares disponibles para atender a los clientes, proveedores, candidatos, visitantes,
etc.; en esta pregunta, me volvieron hacer mención acerca del número de
personas que hay en las áreas y esto amarrado a sus indicadores, ya que a veces
no es posible que alcancen ciertos indicadores debido a que el tiempo no les
alcanza para cubrir todo el tramo control que se les pide.
5. Canales de comunicación: respecto a los
canales de comunicación, la mayoría me hizo referencia a que la comunicación es
muy directa entre el personal de las oficinas, no hay protocolos fuertemente
establecidos, el personal se habla de tu, sin embargo, me comentaron que en
realidad el tipo de comunicación que se tiene es meramente laboral debido a que
por el tiempo no tienen muchas oportunidades de convivir con el personal de
otras áreas de manera personal.
6. Base de la cultura organizacional: aquí hubo
respuestas encontradas, unos mencionaron que los procesos, otros que los
indicadores y otros más que el crecimiento de la compañía; lo que llamó mi
atención es que la persona que entrevisté de RH me indicó que
desafortunadamente la base de la cultura no es la gente.
3.
Principales Procesos
En la 3er
visita me di a la tarea de indagar con los Gerentes de las áreas de los principales
procesos que se realizaban en cada una de ellas, para identificar el objetivo
principal de las oficinas administrativas, en resumen fue lo siguiente:
1. Construcción: esta área básicamente se
encarga de la construcción de las nuevas sucursales que se aperturan por parte
de esta compañía, da seguimiento con contratistas, evalúa los costos de
construcción, solicita autorizaciones al corporativo para las inversiones y
entrega las instalaciones listas para usarse.
2. Mantenimiento: se encarga de asegurar que las
sucursales cuenten con todos los equipos funcionando adecuadamente,
instalaciones de todo tipo, atienden
emergencias en las sucursales, dan seguimiento con los contratistas; y validan
el trabajo de construcción cuando se entregan sucursales nuevas a través de un
checklist.
3. Administrativo: se encarga de la administración
de todos los ingresos y egresos de las sucursales, la contabilidad de las
oficinas, los procesos de arrendamiento de los locales donde se encuentran
ubicadas las sucursales, y la instalación de todos los equipos de punto de
venta en las sucursales que se aperturan.
4. Operaciones: tiene a su cargo las operaciones
de todas las sucursales, a través de los Supervisores de Tiendas quienes tienen
un calendario de visitas a cada una de
las tiendas que tienen a su cargo, son responsables del personal que se encuentra
en las tiendas, de los valores, de las instalaciones y de que todos los
procesos operativos se den en la tienda, siendo el canal de comunicación entre
las tiendas y las áreas de soporte.
5. Mercadeo: se encargan principalmente del
trato con los proveedores que surten a las principales tiendas, la lista de
productos que deben ser vendidos en cada sucursal en función de los segmentos
de mercado que tienen, de validar que la exhibición de productos en las
sucursales sea la adecuada, y asegurar que el producto sea entregado en tiempo
y forma cuando se apertura una nueva sucursal.
6. Recursos Humanos: se encarga de proveer el
personal de las sucursales, brindarles el entrenamiento requerido para el
puesto que desempeñarán en las sucursales, asegurar el proceso de nómina del personal,
revisar diversos temas con el sindicato, coordinar los temas de cultura que se
imparten al personal, dar seguimiento a
los procesos de evaluaciones de desempeño del personal y asegurar tener al
equipo listo y entrenado cuando se
apertura una nueva sucursal.
Conclusiones
Como conclusión
de la investigación en esta organización, quisiera estructurar toda la
información basándome en Niveles de la Cultura para hacer más sencillo el
análisis.
