domingo, 28 de octubre de 2012

Analisis Cultura Organizacional


REPRESENTACIÓN DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL

“OFICINAS ADMINISTRATIVAS”

 

Panorama General

 

Para la presente investigación  me llamó la atención ir a las oficinas administrativas de una importante cadena comercial, en la cual conozco a la persona de Recursos Humanos quien me brindó las facilidades para realizar el presente trabajo.

 

El por qué del motivo de interesarme en esta empresa es debido a algunos comentarios que ya me habían hecho previamente acerca de la cultura de esta organización.

 

Realicé 3 visitas en esta organización con objetivo de poder dividir el análisis en 3 aspectos:

 

1.      Observación de instalaciones y comportamiento del personal

2.      Entrevistas con algunos miembros de la organizacional

3.      Conocimientos de los principales procesos dentro de las oficinas

 

1.      Visita y Observación

 

Instalaciones

 

Al llegar  a las oficinas de primera instancia observé que  las instalaciones están ubicadas en una casa la cual ha sido adaptada como oficinas corporativas, sin embargo, no se muestra una estructura ordenada de oficinas, pasillos, escaleras  o zonas bien delimitadas y definidas. En cuanto a los espacios asignados al personal de cada una de las áreas (RH, Mercadeo, Construcción, Mantenimiento, Administrativo y Operaciones) es mínimo, la mayoría del personal no tiene oficina propia, sino comparten en la mayoría de casos mesas o pequeños escritorios de no más de 1 metro de largo (anexo algunas fotografías); en sus lugares no existe un orden definido para la colocación de los papeles o utensilios de papelería, equipo de computo, etc. más bien se encuentra improvisado. Los únicos espacios privados pertenecen a las gerencias, las cuales, aunque tienen espacio privado no hay una delimitación de medidas específicas, y no va en función tampoco del nivel jerárquico de la gerencia que se trate.

 

 

En la recepción se encuentran colocado un listado de principios básicos de la organización, basados en conceptos éticos; una serie de reconocimientos por los apoyos que se han brindado a diferentes organizaciones sin fines de lucro gracias a un programa de responsabilidad que tiene esta organización; y la revista corporativa para que ya sean los empleados o visitantes puedan tomarla.

 

Comportamientos del Personal

 

En cuanto al comportamiento del personal las 3 ocasiones en las que visité las oficinas había mucha gente en recepción esperando a ser atendida, lo repetitivo que observé es que aún cuando había mucha gente en recepción y constante flujo de personal de la oficina pasando por ahí, en ningún momento se le brindó un saludo a la gente.

 

El motivo del por qué siempre hay mucha gente es porque se dan pláticas informativas sobre las vacantes que esta empresa oferta y se tienen al día 3 pláticas, es por ello, que la gente espera en recepción y posteriormente pasa a plática informativa, se le aplican una serie de evaluaciones, pasan a entrevistas y les definen si se continua en el proceso  o no.

 

A todo el personal de la oficina se le ve involucrado en su trabajo, realizando labores en su lugar de trabajo, o bien corriendo por las diferentes oficinas resolviendo algún tema; en lo que observé no visualicé a nadie teniendo una plática trivial que no fuera de trabajo, ni gente realizando actividades fuera de sus actividades en sus computadoras.  Al interior de las oficinas el personal es amable, todos te saludan cuando te encuentran en los pasillos, el personal es joven, quizá un promedio entre 28 a 35 años. Las únicas distracciones que observé es que ocasionalmente sale el personal a la tienda que se encuentra junto a la oficina para comprar algún tipo de refrigerio, ya que dentro de las oficinas hay servicio de café.

 

2.      Entrevistas con el personal

 

En mi 2ª visita realicé algunas entrevistas con el personal, solicité a la persona de RH me permitiera entrevistar a 1 persona de cada área con objetivo de plantearle las siguientes preguntas:

 

1.      ¿Cuánto tiempo lleva en la compañía?

2.      ¿Cuál es el horario de trabajo? ¿Cómo percibe la puntualidad?

3.      ¿Qué es lo que más le gusta y disgusta de la compañía?

4.      ¿Cómo percibe las herramientas que la compañía le otorga para realizar su trabajo?

5.      ¿Considera que existen canales de comunicación adecuados dentro de la organización?

6.      ¿Cuál considera que sea la base principal de la cultura de la organización?

 

 

Con objetivo de no presentar cada una de las respuestas dadas por los empleados entrevistados, presento un breve resumen:

 

1.      Antigüedad: El promedio de antigüedad en la compañía es de aproximadamente 3 a 4 años, la mayoría me hizo referencia a que existente constante rotación en las áreas, por lo que es un tanto complicado que haya gente con demasiada antigüedad a excepción de los gerentes de la organización.

2.      Horario de Trabajo: El horario de trabajo formalmente es de 08:00 a.m. a 06:30 p.m., de lo cual la mayoría me hizo referencia a que no tienen problemas de impuntualidad, sin embargo, siempre es necesario quedarse mucho más tiempo en el horario de salida para terminar con los pendientes al menos del día.

3.      Gusta y disgusta de la compañía: Respecto a lo que más les gusta de la compañía, me refieren principalmente las oportunidades de aprendizaje que ésta les ha brindado ya que tienen una estructura bien definida de procesos en cada una de las áreas; también las actividades de cultura que realiza la empresa, que se realizan de manera bimestral; las revisiones de desempeño donde tienen la oportunidad de dialogar con su jefe el avance en sus indicadores de desempeño de manera individual; que el personal es joven y que en su mayoría trabajan colaborativamente. En cuanto a lo que más les disgusta, es que los tiempos de respuesta en la mayoría de ocasiones son muy tardados debido a todos los procesos que deben seguirse; otro punto, que aunque existe la revisión de indicadores de desempeño, ésta únicamente se basa en datos duros y no  se evalúa el contexto integral de la persona; que las decisiones de despido son muy tajantes en función de los resultados numéricos, sin importar el contexto personal; se tiene mucha carga de trabajo en función del número de personas que son en el área y el tramo control que tiene cada persona; y existe mucha rotación de personal.

4.      Herramientas de Trabajo: sobre las  herramientas de trabajo las consideran adecuadas, sin embargo, si hacen referencia a los espacios, ya que no tienen lugares disponibles para atender a los clientes, proveedores, candidatos, visitantes, etc.; en esta pregunta, me volvieron hacer mención acerca del número de personas que hay en las áreas y esto amarrado a sus indicadores, ya que a veces no es posible que alcancen ciertos indicadores debido a que el tiempo no les alcanza para cubrir todo el tramo control que se les pide.

5.      Canales de comunicación: respecto a los canales de comunicación, la mayoría me hizo referencia a que la comunicación es muy directa entre el personal de las oficinas, no hay protocolos fuertemente establecidos, el personal se habla de tu, sin embargo, me comentaron que en realidad el tipo de comunicación que se tiene es meramente laboral debido a que por el tiempo no tienen muchas oportunidades de convivir con el personal de otras áreas de manera personal.

6.      Base de la cultura organizacional: aquí hubo respuestas encontradas, unos mencionaron que los procesos, otros que los indicadores y otros más que el crecimiento de la compañía; lo que llamó mi atención es que la persona que entrevisté de RH me indicó que desafortunadamente la base de la cultura no es la gente.

 

3.      Principales Procesos

 
En la 3er visita me di a la tarea de indagar con los Gerentes de las áreas de los principales procesos que se realizaban en cada una de ellas, para identificar el objetivo principal de las oficinas administrativas, en resumen fue lo siguiente:

 

1.      Construcción: esta área básicamente se encarga de la construcción de las nuevas sucursales que se aperturan por parte de esta compañía, da seguimiento con contratistas, evalúa los costos de construcción, solicita autorizaciones al corporativo para las inversiones y entrega las instalaciones listas para usarse.

2.      Mantenimiento: se encarga de asegurar que las sucursales cuenten con todos los equipos funcionando adecuadamente, instalaciones  de todo tipo, atienden emergencias en las sucursales, dan seguimiento con los contratistas; y validan el trabajo de construcción cuando se entregan sucursales nuevas a través de un checklist.

3.      Administrativo: se encarga de la administración de todos los ingresos y egresos de las sucursales, la contabilidad de las oficinas, los procesos de arrendamiento de los locales donde se encuentran ubicadas las sucursales, y la instalación de todos los equipos de punto de venta en las sucursales que se aperturan.

4.      Operaciones: tiene a su cargo las operaciones de todas las sucursales, a través de los Supervisores de Tiendas quienes tienen un calendario de  visitas a cada una de las tiendas que tienen a su cargo, son responsables del personal que se encuentra en las tiendas, de los valores, de las instalaciones y de que todos los procesos operativos se den en la tienda, siendo el canal de comunicación entre las tiendas y las áreas de soporte.

5.      Mercadeo: se encargan principalmente del trato con los proveedores que surten a las principales tiendas, la lista de productos que deben ser vendidos en cada sucursal en función de los segmentos de mercado que tienen, de validar que la exhibición de productos en las sucursales sea la adecuada, y asegurar que el producto sea entregado en tiempo y forma cuando se apertura una nueva sucursal.

6.      Recursos Humanos: se encarga de proveer el personal de las sucursales, brindarles el entrenamiento requerido para el puesto que desempeñarán en las sucursales,  asegurar el proceso de nómina del personal, revisar diversos temas con el sindicato, coordinar los temas de cultura que se imparten al personal,  dar seguimiento a los procesos de evaluaciones de desempeño del personal y asegurar tener al equipo listo y entrenado  cuando se apertura una nueva sucursal.

 
 

Conclusiones

 
Como conclusión de la investigación en esta organización, quisiera estructurar toda la información basándome en Niveles de la Cultura para hacer más sencillo el análisis.